Απασχόληση & Θέσεις Εργασίας στη Fabrica Athens
Ανοιχτή προκήρυξη για τη θέση «Office manager and Project management support» στον θεατρικό οργανισμό της Fabrica Athens.
Περιγραφή θέσης
Ο/Η/Το κάτοχος της θέσης είναι υπεύθυνος/η/ο για την καθημερινή φροντίδα και τη διασφάλιση της αποτελεσματικής λειτουργίας του γραφείου του οργανισμού και των πολιτιστικών του χώρων.
Συνοπτικά, τα καθήκοντά του/της περιλαμβάνουν:
- Εκτέλεση διοικητικών εργασιών, όπως αρχειοθέτηση, οργάνωση συναντήσεων, ανάπτυξη και διατήρηση βάσεων δεδομένων και εκθέσεων κ.λπ.
- Συντονισμός, οργάνωση και παρακολούθηση των εκδηλώσεων των πολιτιστικών χώρων του οργανισμού
- Επικοινωνία, συνεργασία και επαφή με μια σειρά ενδιαφερομένων και συνεργατών.
- Παραγγελία χαρτικών και εξοπλισμού γραφείου
- Προετοιμασία επιστολών, παρουσιάσεων και εκθέσεων
- Εποπτεία, παρακολούθηση και συντονισμός του έργου του διοικητικού προσωπικού και των ατόμων που επιτελούν την πρακτική τους άσκηση στον οργανισμό.
- Επεξεργασία τιμολογίων και διαχείριση προϋπολογισμών γραφείου
- Συμβολή στη προβολή και την επικοινωνία των δράσεων του οργανισμού και των πολιτιστικών χώρων
- Συμμετοχή σε συναντήσεις με τα μόνιμα μέλη του οργανισμού.
Η διαχείριση του γραφείου συνδυάζεται με την υποστήριξη στην διαχείριση παράλληλων έργων του οργανισμού (project management support), όπως περιοδείες θεατρικών παραγωγών, διοργάνωση προγραμμάτων εκπαίδευσης/ Erasmus+/ Creative Europe κ.α..
Στο πλαίσιο αυτό θα συμμετέχει σε έναν ή περισσότερους από τους ακόλουθους τομείς:
- Υποστήριξη στην διαχείριση των προγραμμάτων (παρακολούθηση, προετοιμασία και υλοποίηση δραστηριοτήτων του project, σύνταξη σημειώσεων, τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, ανάπτυξη και διατήρηση βάσεων δεδομένων και εκθέσεων του έργου για διαδικασίες ελέγχου και επανεξέτασης)
- Στενή συνεργασία με τον ανώτερο διαχειριστή και τα μέλη του έργου (συντονισμός και επικοινωνία για την πρόοδο του project, διασφάλιση πλήρωσης παραδοτέων εργασιών, όπως πληρωμές, συναντήσεις και επικοινωνία, αναθεωρήσεις προϋπολογισμού κ.α.)
Για τη θέση αυτή, ο οργανισμός έχει εντοπίσει ότι τα άτομα που την αναλαμβάνουν χρειάζεται να πληρούν τα ακόλουθα κριτήρια:
Επαγγελματική εμπειρία/γνώση
- Καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας (γραφή, ανάγνωση, ομιλία)
- Πολύ καλή γνώση του Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Αποδεδειγμένη επαγγελματική εμπειρία και γνώση τουλάχιστον 2 ετών σε θέσεις σχετικές με την περιγραφή της θέσης εργασίας, ειδικά στους τομείς της Διοίκησης Επιχειρήσεων, Διαχείρισης Γραφείου και της Διαχείρισης Έργων/Προγραμμάτων (συγκεκριμένα πολιτισμού ή θεάτρου)
- Εμπειρία στη συντήρηση βάσεων δεδομένων, βασικές λογιστικές δεξιότητες ή/και ακαδημαϊκή κατάρτιση σε συναφή με τη θέση πεδία θα συνεκτιμηθούν
Προσωπικά χαρακτηριστικά/διαπροσωπικές δεξιότητες
- Πολύ καλές οργανωτικές δεξιότητες και δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, ικανότητα ιεράρχησης εργασιών και προσαρμογής και χειρισμού πολλών θεμάτων ταυτόχρονα.
- Καλές διαπροσωπικές δεξιότητες και ικανότητα δημιουργίας και διατήρησης αποτελεσματικών εργασιακών σχέσεων σε ένα πολυπολιτισμικό, πολυεθνικό περιβάλλον με ευαισθησία και σεβασμό στη διαφορετικότητα.
- Καλές αναλυτικές δεξιότητες: επινοητικότητα, πρωτοβουλία, ωριμότητα κρίσης.
- Εξαιρετική ικανότητα ομαδικής εργασίας, καθώς και ικανότητα ανεξάρτητης εργασίας
- Υψηλό επίπεδο αξιοπιστίας και διακριτικότητας: συχνά θα μαθαίνετε εμπιστευτικά θέματα.
Διαδικασία υποβολής αίτησης
Για να υποβάλετε αίτηση, παρακαλούμε να στείλτε τα ακόλουθα στην ηλεκτρονική διεύθυνση artspace@fabricaathens.gr:
- Θέμα email: Θέση Εργασίας
- Σώμα email:
- Ονοματεπώνυμο
- Ημερομηνία Γέννησης
- Τηλέφωνο και Email Επικοινωνίας
- Λόγους που επιθυμείτε και σας καταρτούν ικανούς/ες να λάβετε τη θέση
- Συνημμένο βιογραφικό με φωτογραφία (μορφή PDF)
Αιτήσεις που δεν πληρούν τα παραπάνω θα θεωρούνται άκυρες και δε θα λαμβάνουν απάντηση.
Η καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των αιτήσεων είναι στις 24/05/2024 και ώρα 23:59. Λόγω του μεγάλου όγκου των αιτήσεων που αναμένεται να ληφθούν, θα σταλούν απαντητικά email μόνο στους υποψηφίους που θα επιλεγούν για συνεντεύξεις.
Για περαιτέρω πληροφορίες επικοινωνείτε τηλεφωνικά στο +306949409474 (Δευτέρα με Παρασκευή, 13:00 – 20:00).
